Какие документы получает импортёр: УПД, счёт-фактура, декларация на товары

Коротко: базовый комплект при покупке у импортёра — договор купли-продажи, спецификация, УПД, счёт-фактура с выделенным НДС и копии импортных документов. Этого достаточно для постановки товара на учёт и вычета налога.

Договор купли-продажи и спецификация

Основание сделки. В договоре фиксируются общие условия: порядок передачи товара, ответственность сторон, сроки. Конкретная партия описывается в спецификации — наименования, количество, цена по позициям.

На что смотреть: наименования в спецификации должны совпадать с тем, что будет указано в УПД. Расхождения создают вопросы при постановке на учёт.

УПД

Универсальный передаточный документ заменяет собой накладную и счёт-фактуру одновременно. Он подтверждает факт передачи товара и служит основанием для оприходования.

Если продавец выставляет УПД со статусом 1, отдельный счёт-фактура не нужен — документ выполняет обе функции. При статусе 2 счёт-фактура выставляется отдельно.

Счёт-фактура с НДС

Документ, на основании которого принимается к вычету входящий налог. Сумма НДС в нём выделяется отдельной строкой.

Для компаний на общей системе налогообложения это самый ценный документ в комплекте: он напрямую уменьшает сумму налога к уплате.

Импортные документы

Эти документы оформляются на импортёра, поэтому вам передаются их копии. Их назначение — подтвердить легальность происхождения товара, если такой вопрос возникнет.

Документы о соответствии

Если товар подлежит обязательной оценке соответствия, к комплекту добавляется декларация или сертификат соответствия. Без них товар нельзя вводить в оборот, а иногда и выпустить с таможни.

Оформляются они до ввоза — это важный организационный момент, из-за которого поставки оборудования планируются с запасом по времени.

Что проверить при приёмке

1. Совпадают ли наименования в УПД со спецификацией и с фактически привезённым товаром.
2. Выделен ли НДС отдельной строкой и корректна ли ставка.
3. Соответствует ли количество мест упаковочному листу.
4. Приложены ли документы о соответствии, если товар им подлежит.
5. Указаны ли реквизиты обеих сторон без ошибок.

Проверку удобнее делать сразу при получении: исправить документ в момент передачи проще, чем через квартал при подготовке отчётности.

Сколько хранить

Общее правило для первичных документов и счетов-фактур — не менее пяти лет. Копии импортных документов имеет смысл хранить столько же: вопросы о происхождении товара могут возникнуть спустя годы после поставки.